Học kế toán thực hành tổng hợp - Các tiêu chí để hóa đơn điện tử hợp lệ hợp pháp kế toán không nên bỏ qua 

cac-tieu-chi-de-hoa-don-dien-tu-hop-le-hop-phap-ke-toan-khong-nen-bo-qua

Kế toán - Các tiêu chí để hóa đơn điện tử hợp lệ hợp pháp kế toán không nên bỏ qua

Các tiêu chí để hóa đơn điện tử hợp lệ hợp pháp kế toán không nên bỏ qua Việc sử dụng hoá đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng như giảm chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ; thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh; rút ngắn thời gian thanh toán do việc lập, gửi/nhận hoá đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử; góp phần hiện đại hóa công tác quản trị doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào cho hợp lệ hợp pháp? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn các tiêu chí để hóa đơn điện tử hợp lệ hợp pháp. Cùng tham khảo nhé!

cac-tieu-chi-de-hoa-don-dien-tu-hop-le-hop-phap-ke-toan-khong-nen-bo-qua

Các tiêu chí để hóa đơn điện tử hợp lệ hợp pháp kế toán không nên bỏ qua

Hóa đơn điện tử, nguyên tắc sử dụng và điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

♦ Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành.

♦ Nguyên tắc sử dụng hoá đơn điện tử:

++ Cá nhân, tổ chức lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải thông báo cho khách hàng của mình về định dạng hoá đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử. Người bán, người mua, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và các đơn vị có liên quan phải có thoả thuận về yêu cầu kỹ thuật và các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hóa đơn điện tử đó.

♦ Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử:

++ Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

++ Người bán hàng hóa, dịch vụ (gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện

++ Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

++ Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.

++ Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

++ Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, bảo đảm dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.

++ Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: bảo đảm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

++ Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.

Thế nào là hóa đơn điện tử hợp lệ và hợp pháp?

♦ Để được coi là hóa đơn điện tử hợp pháp trên hóa đơn điện tử bắt buộc có những nội dung sau:

◊◊ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán/người mua

◊◊ Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn

◊◊  Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.

♦ So với hóa đơn giấy, các tiêu chí của HDDT có nhiều sự khác biệt. Căn cứ vào Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính thì để có tính chất hợp lệ, hợp pháp thì HDDT ngoài nhưng thông tin cơ bản như hoá đơn giấy, cần có thêm các chỉ tiêu sau:

◊◊ Bản in thể hiện hóa đơn điện tử VN-Invoice.

◊◊ Mẫu số: 01GTKT0/001.

◊◊ Mẫu hoá đơn điện tử hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.

◊◊ Ký hiệu: VC/17E (Đặt in: P Tự in là T).

◊◊ QR Code – Bản thể hiện hóa đơn điện tử.

◊◊ Chữ ký điện tử.

◊◊ HDDT có định dạng XML có tính chất pháp lý khi toàn vẹn không bị sửa đổi và kèm theo bản thể hiện định dạng PDF như hình bên trên.

cac-tieu-chi-de-hoa-don-dien-tu-hop-le-hop-phap-ke-toan-khong-nen-bo-qua

Mẫu HĐĐT hợp lệ

Bạn đang xem bài viết: Các tiêu chí để hóa đơn điện tử hợp lệ hợp pháp kế toán không nên bỏ qua

Các từ khóa liên quan: hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không, chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, bản thể hiện của hóa đơn điện tử, mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ, chứng từ kế toán hợp pháp là gì, bộ chứng từ thanh toán hợp lệ

Có thể bạn quan tâm: 

Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu, chữ ký người mua?

♦ Căn cứ theo Điểm b Khoản 2 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC:

“ Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này. Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính ”

♦ Theo Công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 của Bộ tài chính gửi: Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cụ thể như sau:

– Tại Khoản 2 Điều 1 Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ sửa đổi khoản 5 Điều 5 Nghị đinh số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định:

“5. Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời cùng lúc sử dụng nhiều hình thức hóa ơn khác nhau. Nhà nước khuyến khích hình thức hóa đơn điện tử.”

– Tại điểm e Khoản 1 và Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung của HĐĐT:

“1. Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:

e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính”.

♦ Căn cứ các quy định nêu trên:

– Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán.

– Hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như:

+ Phiếu xuất kho

+ Biên bản giao nhận hàng hóa

+ Hợp đồng kinh tế

+ Biên nhận thanh toán

+ Phiếu thu

– Thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

Bộ Tài chính giao Cục Thuế xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể và điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp để hướng dẫn việc miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử.

 




Thembinhluanketoan