Học kế toán thực hành tổng hợp - Hình thức ghi ký hiệu để nhận dạng hóa đơn

Kế toán - Hình thức ghi ký hiệu để nhận dạng hóa đơn

Hình thức ghi ký hiệu để nhận dạng Hóa Đơn. Đối tượng in, PHHĐ phải quy ước các ký hiệu nhận dạng trên HĐ do mình PH. ĐV có thể chọn 1 hay nhiều hình thức sau để làm ký hiệu nhận dạng : dán tem chống giả; dùng kỹ thuật in đặc biệt; dùng giấy, mực in đặc biệt; đưa các ký hiệu riêng vào trong từng đợt in hoặc đợt PH HĐ, in sẵn các tiêu thức ổn định trên HĐ (như tên, MST, ĐC người bán; loại HHDV; đơn giá…), chữ ký và dấu của người bán khi lập HĐ…Trường hợp phát hiện các dấu hiệu vi phạm LQ đến việc in, PH, QL, sử dụng HĐ thì phải báo ngay CQ thuế. Khi CQ thuế , CQ nhà nước có thẩm quyền YC xác nhận HĐ thì ĐV in, PHHĐ phải trả lời bằng VB trong thời hạn 10 ngày kể từ khi nhận được YC.

hdct
* Nguyên tắc lập HĐ
-Hóa đơn được lập và giao cho người mua HHDV theo quy định.
– Người bán phải lập HĐ khi bán HHDV, bao gồm cả HHDV KMQC, hàng mẫu; cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người LĐ và TD nội bộ (trừ HHLC nội bộ để tiếp tục quá trình SX); xuất HH dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả.
– Nội dung HĐ phải đúng NV kinh tế PS; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ…; gạch chéo phần còn trống (nếu có).
– HĐ được lập 1 lần thành nhiều liên. Nội dung thống nhất trên các liên
– HĐ được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.Nếu có nhiều ĐV trực thuộc trực tiếp bán hàng …cùng sử dụng hình thức HĐ đặt in có phân chia cho cơ sở thì phải sử dụng HĐ theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số HĐ được phân chia.
* Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên HĐ
– Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập HĐ.
–  Ngày lập HĐ đối với HH là thời điểm CG quyền SH hoặc quyền SD, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Đối với DV là ngày hoàn thành việc cung ứng DV, kg phân biệt đã thu tiền hay chưa. Trường hợp thu tiền trước thì ngày lập HĐ là ngày thu tiền.
– Đối với điện, nước sinh hoạt, DV viễn thông, TH chậm nhất kg quá 7 ngày kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp DV viễn thông, TH.
– Đối với XDLĐ là TĐ nghiệm thu, bàn giao CT, hạng mục CT, KLXD, LĐ hoàn thành, không phân biệt đã thu hay chưa thu tiền.
– Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng HM, công đoạn DV thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập HĐ.
– KDBĐS, XD CSHT, XD nhà để bán, chuyển nhượng có thu tiền trước theo tiến độ, theo HĐ thì ngày lập HĐ là ngày thu tiền.
– Đối với HHDVXK do người XK tự xác định phù hợp với thoả thuận giữa người XK và người NK. Ngày xác định doanh thu XK để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục HQ trên tờ khai HQ.
– Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, CNKD; cung cấp DV NH, CK, ngày lập HĐ thực hiện định kỳ theo HĐ giữa hai bên kèm BK hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán HH hoặc cung cấp DV.
– Ngày lập HĐ đối với việc bán dầu thô, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến và một số trường hợp đặc thù thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.

– Tiêu thức “Tên, địa chỉ, MST người bán”, “tên, địa chỉ, MST người mua”:
– Tên đầy đủ hoặc viết tắt theo giấy CN ĐKKD, ĐK thuế.
– Trường hợp ĐV bán hàng có ĐV trực thuộc có MST trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, MST của ĐV trực thuộc.Nếu ĐV trực thuộc không có MST thì ghi MST của trụ sở chính.
– Trường hợp khi bán HH-DV từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy HĐ hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, MST (nếu có) thì vẫn phải lập HĐ và ghi rõ “người mua không lấy HĐ” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, MST”.
– Riêng đối với các ĐV bán lẻ XD, nếu người mua không lấy HĐ, cuối ngày đơn vị phải lập chung 1 HĐ cho tổng DT người mua không lấy HĐ phát sinh trong ngày.
– Tiêu thức “Số thứ tự, tên HHDV, ĐV tính, SL, đơn giá, thành tiền”: ghi theo TT tên HHDV bán; gạch chéo phần bỏ trống.
– Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, họ tên)”.
– Trường hợp thủ trưởng ĐV không ký vào HĐ thì phải có giấy UY cho người bán ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ HĐ.
– Tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)” Đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua ĐT, qua mạng, FAX thì người mua không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên HĐ. Khi lập HĐ ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.
– Đồng tiền ghi trên HĐ.
– Đồng tiền ghi trên HĐ là đồng Việt Nam.
– Trường hợp được thu ngoại tệ thì, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.
– Hướng dẫn lập HĐ bán HHVD vụ một số trường hợp. 
– TC-CN thuộc đối tượng nộp thuế GTGTtheo PPKT thuế khi bán HH-DV phải sử dụng HĐ GTGT. Khi lập HĐ, TC-CN phải ghi đầy đủ, đúng các yếu tố quy định trên HĐ. Trên HĐ GTGT phải ghi rõ giá bán chưa có thuế GTGT, phụ thu và phí (nếu có), thuế GTGT, tổng giá thanh toán đã có thuế.
– Tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp tính trực tiếp trên GTGT, phương pháp khoán khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ phải sử dụng hoá đơn bán hàng.
– Tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế bán hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, đối tượng được miễn thuế GTGT thì sử dụng hóa đơn GTGT, trên hoá đơn GTGT chỉ ghi dòng giá bán là giá thanh toán, dòng thuế suất, số thuế GTGT không ghi và gạch bỏ.
– Trường hợp tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế nhưng có hoạt động kinh doanh vàng, bạc, đá quý, ngoại tệ nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì sử dụng hóa đơn bán hàng cho hoạt động kinh doanh vàng, bạc, đá quý, ngoại tệ.
– Tổ chức, cá nhân XNK là đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế nhận nhập khẩu hàng hoá uỷ thác cho các cơ sở khác, khi trả hàng cơ sở nhận uỷ thác lập chứng từ như sau:
– Cơ sở nhận NK uỷ thác khi xuất trả hàng NK uỷ thác, nếu đã nộp thuế GTGT ở khâu NK, cơ sở lập hoá đơn GTGT để cơ sở đi uỷ thác NK làm căn cứ kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với HH uỷ thác nhập khẩu. Trường hợp cơ sở nhận nhập khẩu uỷ thác chưa nộp thuế GTGT ở khâu NK, khi xuất trả hàng NK uỷ thác, cơ sở lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo lệnh điều động nội bộ theo quy định làm chứng từ lưu thông HH trên thị trường. Sau khi đã nộp thuế GTGT ở khâu NK cho hàng hoá NK uỷ thác, cơ sở mới lập HĐ theo quy định trên.
– Tiếp Hoá đơn GTGT xuất trả hàng nhập khẩu uỷ thác ghi:
– Giá bán chưa có thuế GTGT bao gồm: giá trị hàng hoá thực tế nhập khẩu theo giá CIF, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt và các khoản phải nộp theo chế độ quy định ở khâu nhập khẩu (nếu có).
– Thuế suất thuế GTGT và tiền thuế GTGT ghi theo số thuế đã nộp ở khâu nhập khẩu.
– Tổng cộng tiền thanh toán (= a + b).
– Cơ sở nhận nhập khẩu uỷ thác lập hoá đơn GTGT riêng để thanh toán tiền hoa hồng uỷ thác nhập khẩu.

– Trường hợp tổ chức, cá nhân xuất khẩu tự in hoặc đặt in hóa đơn xuất khẩu để sử dụng khi xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ thì tổ chức, cá nhân xuất khẩu sử dụng hóa đơn xuất khẩu tự in hoặc đặt in để kê khai, nộp thuế, hoàn thuế.
– Khi xuất hàng hoá để vận chuyển đến cửa khẩu hay đến nơi làm thủ tục xuất khẩu, cơ sở sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm Lệnh điều động nội bộ theo quy định làm chứng từ lưu thông hàng hoá trên thị trường.
– Trường hợp uỷ thác xuất khẩu hàng hoá, khi xuất hàng giao cho cơ sở nhận uỷ thác, cơ sở có hàng hoá uỷ thác xuất khẩu sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ.
– Sử dụng hoá đơn, chứng từ đối với hàng hoá, dịch vụ khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, cho, biếu, tặng và tiêu dùng nội bộ đối với tổ chức, cá nhân kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:
– Đối với hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu phục vụ cho sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ (sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu theo quy định của pháp luật thương mại về hoạt động xúc tiến thương mại) thì phải lập hoá đơn, trên hoá đơn ghi tên và số lượng hàng hoá, ghi rõ là hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu không thu tiền; dòng thuế suất, thuế GTGT không ghi, gạch chéo.
– Đối với hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ thì phải lập hoá đơn GTGT (hoặc hoá đơn bán hàng), trên hoá đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hoá đơn xuất bán hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng.
– Hàng hoá, dịch vụ có giảm giá thì trên hóa đơn GTGT ghi giá bán đã giảm, thuế GTGT, tổng giá thanh toán đã có thuế GTGT.
– Nếu việc giảm giá áp dụng căn cứ vào số lượng, doanh số hàng hoá, dịch vụ thực tế mua đạt mức nhất định thì số tiền giảm giá của hàng hoá đã bán được tính điều chỉnh trên hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau. Trên hoá đơn phải ghi rõ các số hóa đơn được giảm giá và số tiền được giảm giá.
– Tổ chức kinh doanh kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ xuất điều chuyển hàng hoá cho các cơ sở hạch toán phụ thuộc như các chi nhánh, cửa hàng ở khác địa phương (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) để bán hoặc xuất điều chuyển giữa các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc với nhau; xuất hàng hoá cho cơ sở nhận làm đại lý bán đúng giá, hưởng hoa hồng, căn cứ vào phương thức tổ chức kinh doanh và hạch toán kế toán, cơ sở có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hoá đơn, chứng từ như sau:
+ Sử dụng hoá đơn GTGT để làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế GTGT ở từng đơn vị và từng khâu độc lập với nhau;
+ Sử dụng Phiếu XK kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ;

+ Sử dụng Phiếu XK hàng gửi bán ĐL theo quy định đối với HH xuất cho cơ sở làm ĐL kèm theo Lệnh điều động nội bộ.
– Cơ sở HTPT, CN, cửa hàng, cơ sở nhận ĐL bán hàng khi bán hàng phải lập HĐ theo quy định giao cho người mua, đồng thời lập BK hàng hóa bán ra gửi về cơ sở có HH điều chuyển hoặc cơ sở có HH gửi bán để cơ sở giao hàng lập hóa đơn GTGT cho HH thực tế tiêu thụ
– Trường hợp cơ sở có số lượng và doanh số hàng hoá bán ra lớn, BK có thể lập cho 05 ngày hay 10 ngày một lần.

– Trường hợp HH bán ra có TS thuế GTGT khác nhau phải lập BK riêng choHH bán ra theo từng nhóm thuế suất.
– Cơ sở HTPT, CN , cửa hàng, cơ sở nhận làm DL bán hàng thực hiện KK nộp thuế GTGT đối với số hàng xuất bán cho người mua và được kê khai, KT thuế GTGT đầu vào theo HĐGTGT của cơ sở giao hàng .

– TC-CN làm ĐL thu mua HH, khi trả HH cho cơ sở UT thu mua phải lậpHĐ choHHthu mua ĐL và hoa hồng được hưởng (nếu có).
– TC-CN mua HH, người bán đã xuất HĐ, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện HH không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phầ, khi xuất hàng trả lại cho người bán, cơ sở phải lậpHĐ, trênHĐ ghi rõ HH trả lại do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT.
– Nếu người mua là đối tượng không có HĐ, khi trả lại HH, bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại HH, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo HĐ bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của HĐ), lý do trả hàng và bên bán thu hồi HĐ đã lập.

– TC-CN xuất HH bán lưu động sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ theo quy định, khi bán hàng cơ sở lập HĐ theo quy định.
– Cơ sở XD có công trình xây dựng lắp đăỵ XDLĐ có thời gian thực hiện dài, việc TT tiền TH theo tiến độ hoặc theo KL công việc hoàn thành bàn giao, phải lập HĐ thanh toán KLXL bàn giao. Hóa đơn GTGT phải ghi rõ DT chưa có thuế và thuế GTGT. Nếu công trìnhXD hoàn thành đã lập HĐ thanh toán giá trị công trình nhưng khi duyệt QT giá trị công trình XDCB có điều chỉnh giá trị khối KLXD phải thanh toán thì lập HĐ, chứng từ điều chỉnh giá trị công trình phải thanh toán.
– Trường hợp tổ chức, cá nhân kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì khi thu tiền, tổ chức, cá nhân phải lập hóa đơn GTGT. Trên hóa đơn ghi rõ số tiền thu, giá đất được giảm trừ trong doanh thu tính thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, số thuế GTGT.
– Tổ chức cho thuê tài chính cho thuê TS thuộc đối tượng chịu thuế GTGT lập HĐ theo quy định.
– Phải có HĐ GTGT hoặc chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu NK ; tổng số tiền thuế GTGT ghi trên HĐ GTGT phải khớp với số tiền thuế GTGT ghi trên HĐ GTGT.

– TC-CN có hoạt động mua, bán ngoại tệ PS ở nước ngoài lập BK chi tiết doanh số mua bán theo từng loại ngoại tệ. Phải lưu giữ các chứng từ giao dịch với bên mua, bán ở nước ngoài theo đúng PL về kế toán. Các hoạt động mua, bán ngoại tệ phát sinh ở trong nước phải lập HĐ theo quy định.
– TC-CN mua, bán vàng, bạc, đá quý nếu mua của CN không KD, không có HĐ thì lập Bảng kê HH mua vào theo mẫu số 01/TNDN (Ban hành kèm theo Thông tư số 130/2008/TT-BTC ngày 26/12/2008 của Bộ Tài chính).
– TC-CN trong khu phi thuế quan khi bán HH-DV sử dụng HĐ bán hàng (loại dành cho TCCN trong khu phi thuế quan).

+ HĐ, chứng từ đối với TS góp vốn, TS điều chuyển :
– Bên có TS góp vốn là CN,-TC không KD:
– Góp vốn bằng TS vào công ty TNHH, công ty CP thì chứng từ đối với TS góp vốn là biên bản chứng nhận góp vốn, biên bản giao nhận TS.
– CN dùng TS thuộc sở hữu của mình, giá trị quyền SDĐ để thành lập DN tư nhân, VP luật sư thì không phải làm thủ tục CQ sở hữu TS, CQ SDĐ , nếu không có CT hợp pháp CM giá vốn của TS thì phải có văn bản định giá TS của TC định giá theo quy định củaPL để làm cơ sở hạch toán giá trị TSCĐ.
– Bên có TS góp vốn, có TS điều chuyển là TC- CNKD.
– TS góp vốn vào DN phải có: BB góp vốn SXKD, HĐ liên doanh, liên kết; BB định giá TS của HĐ giao nhận vốn góp của các bên góp vốn (hoặc văn bản định giá của TC có chức năng định giá theo quy định của PL), kèm bộ hồ sơ nguồn gốc TS.
– TS điều chuyển giữa cácĐV thành viên hạch toánPT; TS điều chuyển khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình DN thì TC-CN có TS điều chuyển phải có lệnh điều chuyển TS, kèm theo bộ hồ sơ nguồn gốcTS và không phải xuất HĐ.
– TS điều chuyển giữa các ĐV hạch toán ĐL hoặc giữa các ĐV thành viên có tư cách pháp nhân đầy đủ phải lập HĐ GTGT theo quy định.

* Ủy nhiệm lập hóa đơn

– Người bán hàng được ủy nhiệm  cho bên thứ ba lập HĐ cho hoạt động bán HHDV. HĐ được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập vẫn phải ghi tên đơn vị bán là đơn vị UN và đóng dấu đơn vị UN phía trên bên trái của tờ HĐ (trường hợp HĐ tự in được in từ thiết bị của bên được UN hoặc HĐ điện tử thì không phải đóng dấu của ĐVUN. Việc UN phải được xác định bằng văn bản giữa bên UN và bên nhận UN.
– Nội dung văn bản UN phải ghi đầy đủ các thông tin về HĐUN (hình thức HĐ, loại HĐ, ký hiệu HĐ và số lượng HĐ (từ số… đến số…)); mục đích UN; thời hạn UN; phương thức giao nhận hoặc phương thức cài đặt HĐUN (nếu là HĐ tự in hoặc HĐ điện tử); phương thức thanh toán HĐ UN
– Bên UN phải lập thông báo UN có ghi đủ các thông tin về HĐUN, mục đích UN, thời hạn UN dựa trên văn bản UN đã ký kết, có tên, chữ ký, dấu (nếu có) của đại diện bên UN cho bên nhận UN. Thông báo UN phải được gửi đến CQ thuế QL trực tiếp bên UN và bên nhận UN.
– Bên nhận UN phải niêm yết thông báo UN tại nơi bán HHDV được UN lập HĐ .
– Khi hết thời hạn UN hoặc chấm dứt trước hạn UN , hai bên phải xác định bằng văn bản và bên được UN phải tháo gỡ ngay các thông báo đã niêm yết tại nơi bán HHDV.
– Bên UN và bên nhận UN phải tổng hợp BC định kỳ việc sử dụng các HĐ UN trong BC sử dụng HĐ hàng quý theo quy định
* Bán HHDV không bắt buộc phải lập hóa đơn
– Bán HHDV có tổng giá TT dưới 200.000 đ/ lần thì không phải lập HĐ, trừ trường hợp người mua yêu cầu.
– Khi bán HHDV không phải lập HĐ, người bán phải lập BK bán lẻ HHDV. BK phải có tên, MST và địa chỉ của người bán, tênHHDV, Giá trị bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập BK. Trường hợp người bán nộp thuế GTGT theo PPKT thì BK bán lẻ phải có tiêu thức “thuế suất GTGT” và “tiền thuế GTGT”. HHDV bán ra ghi trên BK theo thứ tự bán hàng trong ngày.
– Cuối mỗi ngày, lập một HĐGTGT hoặc HĐ bán hàng ghi số tiền bán HHDV trong ngày thể hiện trên dòng tổng cộng của BK, ký tên và giữ liên giao cho người mua, các liên khác luân chuyển theo quy định. – – Tiêu thức “Tên, địa chỉ người mua” trên HĐ này ghi là “bán lẻ không giao HĐ”.
* Xử lý đối với HĐ đã lập
– HĐ chưa giao cho người mua, nếu HĐ lập sai, gạch chéo các liên và lưu giữ số HĐ lập sai.
– Trường hợp HĐ đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao HH-DV hoặc HĐ đã lập và giao cho người mua, 2 bên mua bán chưa KK thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, 2 bên lập BB thu hồi các liên của số HĐ đã lập sai.Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số HĐ lập sai và lập lại HĐ mới .
– Trường hợp HĐ đã lập, đã giao HH-DV và HĐ, 2 bên đã KK thuế, mới phát hiện sai sót thì 2 bên lập BB hoặc thoả thuận bằng VB ghi rõ sai sót, người bán lập HĐ ĐC sai sót. HĐ ghi rõ ĐC (tăng, giám) số lượng HH, giá bán, TS thuế GTGT…, tiền thuế GTGT cho HĐ số…, ký hiệu… Căn cứ vào HDĐC, 2 bên KK điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. HĐ điều chỉnh không được ghi số âm (-).
– Xử lý HĐ trong các trường hợp không tiếp tục SD,
+ DN thông báo với CQ thuế HĐ không tiếp tục SD trong các trường hợp :
– Ngưng sử dụng MST (còn gọi là đóng MST) phải dừng việc sử dụng các loại HĐ đã thông báo PH còn chưa sử dụng.
– DN phát hành loại HĐ thay thế phải dừng sử dụng các số HĐ bị thay thế còn chưa sử dụng.
– Tổ chức, hộ, CNKD mua HĐ của CQ thuế không tiếp tục sử dụng thì phải tiến hành hủy HĐ theo quy định
– Hoá đơn mất, cháy, hỏng.
+ Cơ quan thuế có trách nhiệm thông báo HĐ hết giá trị SD.
– CQ thuế có trách nhiệm thông báo:
– HĐ không tiếp tục sử dụng do tổ chức, hộ, cá nhân theo quy định trên
– HĐ chưa lập mà DN bỏ trốn khỏi địa chỉ kinh doanh mà không thông báo với cơ quan thuế;
– HĐ chưa lập của DN tự ý ngừng KD nhưng không thông báo với cơ quan thuế;
– HĐ mua của cơ quan thuế mà tổ chức, hộ, cá nhân có hành vi cho, bán.
* Sử dụng HĐ bất hợp pháp.
– Sử dụng HĐ bất hợp pháp là : sử dụng HĐ giả, HĐ chưa có giá trị SD, hết giá trị SD.
+ HĐ giả là hoá đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu HĐ đã được PH cúa DN khác
+ HĐ chưa có giá trị SD là HĐ chưa thông báo PH.
+ HĐ hết giá trị SD là HĐ đã PH nhưng DN thông báo không tiếp tục sử dụng nữa; các loại HĐ của DN bị mất sau khi đã thông báo PH đã báo mất với cơ quan thuế ; HĐ của DN đã ngừng sử dụng MST( đóng MST).
– Sử dụng bất hợp pháp HĐ là việc lập khống HĐ; cho , bán HĐ chưa lập, cho hoặc bán HĐ đã lập , lập HĐ không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc; lập HĐ sai lệch nội dung giữa các liên; dùng HĐ của hàng HHDV này để chứng minh cho HHDV khác.
+ Một số trường hợp cụ thể được xác định là sử dụng bất hợp pháp HĐ:
– HĐ có nội dung được ghi không có thực.
– Sử dụng HĐ của ĐV khác để bán ra, để hợp thức hoá HHDV mua vào không có chứng từ hoặc HHDV bán ra để gian lận thuế, không kê khai nộp thuế.
– Sử dụng HĐ của ĐV khác để bán HHDV, nhưng không KK nộp thuế, gian lận thuế; để hợp thức HHDV mua vào không có chứng từ.
– HĐ có sự CL về giá trị HHDV hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của HĐ.
– Sử dụng HĐ bán HHDV mà cơ CQ thuế, CQ công an và các CQ chức năng khác đã kết luận là sử dụng bất hợp pháp HĐ.
* Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng HĐ
– Khi mất, cháy, hỏng HĐ đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
– Trường hợp khi bán HHDV người bán đã lập HĐ theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 HĐ bản gốc đã lập thì 2 bên lập BB ghi nhận sự việc, BB ghi rõ liên 1 của HĐ người bán khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo PL (hoặc người được UQ), đóng dấu (nếu có) trên BB và người bán sao chụp liên 1 của HĐ, ký xác nhận của người đại diện theo PL và đóng dấu trên bản sao HĐ để giao cho người mua. Người mua được sử dụng HĐ bản sao kèm theo BB về việc mất, cháy, hỏng liên 2 HĐ để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng HĐ.
*  Sử dụng HĐ của người mua hàng
– Người mua được sử dụng HĐ hợp pháp theo quy định PL để chứng minh quyền sử dụng, quyền sở hữu HHDV; được dùng để hạch toán kế toán hoạt động mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán; …
+ HĐ được sử dụng hợp pháp phải là:
– HĐ mua hàng hoá, dịch vụ bản gốc, liên 2 (liên giao khách hàng), trừ các trường hợpmất cháy hỏng HĐ xử lý theo PL .
– HĐ ghi đầy đủ các chỉ tiêu, nội dung theo quy định và phải nguyên vẹn.
– Số liệu, chữ viết, đánh máy hoặc in trên HĐ phải rõ ràng, đầy đủ, chính xác theo đúng quy định, không bị tẩy xóa, sửa chữa.
* HĐ không thuộc các trường hợp bất hợp pháp
* Quyền của tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ
– Tạo hóa đơn tự in, hoá đơn đặt in để sử dụng nếu đáp ứng đủ các điều kiện theo hướng dẫn tại Thông tư này;
– Mua hoá đơn do Cục Thuế phát hành nếu thuộc đối tượng được mua hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư này;
– Sử dụng hóa đơn hợp pháp để phục vụ cho các hoạt động kinh doanh;
– Từ chối cung cấp các số liệu về in, phát hành, sử dụng hóa đơn cho các tổ chức, cá nhân không có thẩm quyền theo quy định của pháp luật;
– Khiếu kiện các tổ chức, cá nhân có hành vi xâm phạm các quyền tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn hợp pháp.
* Nghĩa vụ của tổ chức, hộ, CN bán hàng hóa, dịch vụ
– Quản lý các hoạt động tạo hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư này;
– Ký hợp đồng đặt in hóa đơn với các tổ chức nhận in có đủ điều kiện hướng dẫn tại khoản 4 Điều 8 Thông tư này trong trường hợp đặt in hóa đơn;
– Lập và gửi Thông báo phát hành hóa đơn theo quy định;
– Lập và giao hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng, trừ trường hợp không bắt buộc phải lập hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư này;
– Thường xuyên tự kiểm tra việc sử dụng hóa đơn, kịp thời ngăn ngừa các biểu hiện vi phạm;
– Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo hướng dẫn tại Điều 25 Thông tư này.
* Lưu trữ, bảo quản HĐ
– Hoá đơn tự in chưa lập được lưu trữ trong hệ thống máy tính theo chế độ bảo mật thông tin.
– Hoá đơn đặt in chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.
– Hoá đơn đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
– Hoá đơn đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.
* Hủy hoá đơn
– HĐ được xác định đã hủy
– HĐ in thử, in sai, in trùng, in thừa, in hỏng; các bản phim, bản kẽm và các công cụ trong việc tạo HĐ đặt in được xác định đã hủy xong khi không còn nguyên dạng của bất kỳ một tờ HĐ, không thể tạo tiếp.
– HĐ tự in được xác định đã hủy xong nếu phần mềm tạo HĐ được can thiệp để không thể tiếp tục tạo ra HĐ.
+Các trường hợp hủy HĐ
– HĐ đặt in bị in sai, in , in thừa hủy trước khi thanh lý HĐ.
– DN có HĐ không tiếp tục SD phải huỷ HĐ. Thời hạn huỷ HĐ chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày TB với CQ thuế hoặc chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày CQ thuế TB hết giá trị sử dụng.
– Các loại HĐ đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của PL về kế toán.
– Các loại HĐ chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của PL.
+Hủy HĐ của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh.
– Tổ chức, hộ, CNKD phải lập Bảng kiểm kê HĐ cần hủy.
– Tổ chức phải thành lập Hội đồng hủy HĐ. Hội đồng huỷ HĐ phải có đại diện lãnh đạo, đại diện kế toán của ĐV.
– Hộ, CNKD không phải thành lập Hội đồng khi hủy HĐ.
– Các thành viên Hội đồng hủy HĐ phải ký vào BB hủy HĐ và chịu trách nhiệm trước PL
+ Hồ sơ hủy hoá đơn gồm:
– QĐ thành lập Hội đồng hủy HĐ.
– Bảng kiểm kê HĐ cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.., – Biên bản hủy HĐ;
– TB kết quả hủy HĐ phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy.
+ Lưu trữ Hồ sơ hủy HĐ .

– Riêng TB kết quả hủy HĐ được lập thành 2 bản, 1 bản lưu, 1 bản gửi đến CQ thuế QL trực tiếp chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày thực hiện huỷ +Hủy HĐ của CQ thuế
– Cơ quan thuế thực hiện hủy HĐ do Cục thuế đặt in đã thông báo phát hành chưa bán hoặc chưa cấp nhưng không tiếp tục sử dụng.
– Tổng cục Thuế có trách nhiệm quy định quy trình huỷ HĐ do Cục thuế đặt in.
* Xử phạt vi phạm hành chính về HĐ
– Xử phạt các hành vi vi phạm quy định về tự in hóa đơn và khởi tạo hóa đơn điện tử: 1 tr- 100 tr.
– Xử phạt các HV vi phạm quy định về đặt in HĐ : 1 tr- 100 tr.
– Xử phạt các HV vi phạm quy định về in HĐ đặt in : 1 tr- 100 tr.
– Xử phạt các HV vi phạm quy định về mua HĐ: 1- 50tr .
– Xử phạt các HV vi phạm quy định về PH hóa đơn: từ 1- 20 tr .
– Xử phạt các HV vi phạm quy định về sử dụng HĐ khi bán hàng hóa, dịch vụ : từ 0,2 tr – 100 tr.
– Xử phạt các HV vi phạm quy định về sử dụng HĐ của người mua: từ 1 – 100 tr.

* Kiểm tra việc in, phát hành, quản lý, sử dụng HĐ
+ Kiểm tra tại trụ sở cơ quan thuế
– Cơ quan thuế thực hiện KT việc in, PH, QL sử dụng HĐ trên báo cáo tình hình sử dụng HĐ của ĐV.
– Nếu phát hiện có dấu hiệuVP, trong thời hạn 5 ngày làm việc ,CQ thuế có VB yêu Đv giải trình.
– Kiểm tra HĐ tại trụ sở của Đv sử dụng HĐ.
– Sau kh KT tại CQ thuế nếu ĐV khg giải trình hoặc giải trình khg thoả đáng, CQ thuế ban hành QĐ kiểm tra tại trụ sở.
– Nội dung KT được quy định cụ thể trong QĐ KT tại trụ sở hoặc điểm bán hàng của ĐV.
– Thủ trưởng CQ thuế QL trực tiếp ra QĐ KT và chịu trách nhiệm về quyết định KT.
– Chậm nhất là 5 ngày làm việc, từ ngày ký QĐ, phải gửi QĐ KT cho ĐV. Trong hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được QĐKT, hoặc trước khi KT, nếu ĐV chứng minh được việc lập, PH, sử dụng HĐ đúng quy định thì CQ thuế bãi bỏ QĐKT.
– Việc KT được tiến hành trong hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày ra QĐKT. Nếu ĐV đề nghị hoãn thì phải có VB gửi CQ thuế nêu rõ lý do và thời gian hoãn .Trong thời hạn 5 ngày làm việc , CQ thuế TB cho ĐV biết kết quả . Thời gian KTHĐ tại ĐV không quá 5 ngày . Trong trường hợp cần thiết Thủ trưởng CQ thuế có thể gia hạn thời gian KT 1 lần, (không quá 5 ngày làm việc), 5 ngày sau khi kết thúc KT , phải lập BB KT. ĐV được YC giải thích nội dung BB KT& bảo lưu ý kiến trong BB KT(nếu có).
– Xử ký kết quả KT theo quy định

* Thanh tra về HĐ, Khiếu nại, tố cáo và giải quyết, KN tố cáo về HĐ
– Việc thanh tra về HĐ : được kết hợp với việc thanh tra chấp hành pháp luật thuế tại trụ sở người nộp thuế.
– Việc khiếu nại, tố cáo và giải quyết khiếu nại, tố cáo về HĐ : Đươc thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
* TT Số 32/2011/TT-BTC ngày 14 / 3 / 2011 về HĐ điện tử
+ Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn:
– Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:
– Là tổ chức kinh tế có đủ ĐK và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế CQ thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
–  Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ HĐ điện tử;
– Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng HĐ điện tử theo quy định;
– Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
– Có phần mềm HH-DV kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của HĐ điện tử bán HH, cung ứng DV được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập HĐ.
– Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ.

* Nội dung của hoá đơn điện tử
– Tên HĐ ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn;
– Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
– Tên HHDV đơn vị tính, số lượng, đơn giá ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.
– Đối với HĐGTGT, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế GTGT, phải có dòng TS thuế , tiền thuế , tổng số tiền phải TTghi bằng số và bằng chữ.
– Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi HĐ. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
– HĐ được thể hiện bằng tiếng Việt, tiếng Việt, tiếng Anh .
* Lập hóa đơn điện tử
– Lập hóa đơn điện tử là việc thiết lập đầy đủ các thông tin quy định tại Điều 6 Thông tư này khi bán hàng hóa, dịch vụ trên định dạng hóa đơn đã được xác định.

+ Các hình thức lập hóa đơn điện tử:
– Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán;
– Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn.

Hình thức ghi ký hiệu để nhận dạng hóa đơn




Thembinhluanketoan