Học kế toán thực hành tổng hợp - Hướng dẫn ký tên và đóng dấu văn bản - Học kế toán thực hành tổng hợp

Kế toán - Hướng dẫn ký tên và đóng dấu văn bản

Hướng dẫn ký tên và đóng dấu văn bản. Ai có quyền ký vào văn bản? Ký tên phải dùng mực nào? Phải đóng dấu như thế nào trên văn bản? đặt con dấu ở vị trí nào sơ với vị trí chữ ký? Các bạn cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.

Hướng dẫn ký tên và đóng dấu văn bản

Hình ảnh: Hướng dẫn ký tên và đóng dấu văn bản

1. Ai có quyền ký vào văn bản?

Tùy thuộc vào mô hình hoạt động của cơ quan, tổ chức và tình hình thực tế mà thẩm quyền ký văn bản có khác nhau.

học kế toán thực hành

Bạn đang xem: “Hướng dẫn ký tên và đóng dấu văn bản”

a) Ký thay

Áp dụng đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức

Thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của cơ quan, tổ chức.

Cấp phó có thể ký thay trong trường hợp được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao ký các văn bản trong lĩnh vực được phân công phụ trách và 1 số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu.

Lưu ý: Trước tên chức danh, vị trí của thủ trưởng, người đứng đầu phải có ghi “KT.” Nghĩa là ký thay.

ký thay

b) Ký thay mặt

Áp dụng đối với cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể

Trường hợp đó là những vấn đế quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể ký các văn bản này hoặc cấp phó, các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác cũng có thể ký thay mặt theo ủy quyền của người đứng đầu và văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

Lưu ý: Trước tên tập thể lãnh đạo đó, phải có ghi “TM.” Nghĩa là thay mặt

ký thay mặt

c) Ký thừa ủy quyền

Áp dụng trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa ủy quyền 1 số văn bản mà mình phải ký.

Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong thời gian nhất định và nhớ rằng người ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.

Lưu ý: Trước tên chức danh, vị trí của thủ trưởng, người đứng đầu phải có ghi “TUQ.” Nghĩa là thừa ủy quyền.

ký thừa quyền

d) Ký thừa lệnh

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh văn phòng, Trưởng phòng hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh một số văn bản,

Tương tự như ký thừa ủy quyền, ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

Lưu ý: Trước tên cơ quan, tổ chức giao ký, phải ghi “TL.” Nghĩa là thừa lệnh.

ký thừa lệnh

2. Khi ký tên phải dùng mực nào?

– Không được dùng bút chì

– Không được dùng màu mực đỏ

– Không được dùng các thứ mực dễ phai

3. Phải đóng dấu như thế nào trên văn bản?

– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định (màu đỏ, hình tròn đối các con dấu sử dụng trong cơ quan nhà nước, bạn có thể xem tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP).

– Khi đóng dấu lên chữ ký thì phải đóng dấu trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

– Các phụ lục kèm theo văn bản chính sẽ do người ký văn bản quyết định việc đóng dấu.

– Dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên phụ lục.

– Đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản sẽ do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành hướng dẫn.

Căn cứ pháp lý:

– Nghị định 110/2004/NĐ-CP
– Nghị định 09/2010/NĐ-CP

Bài viết: “Hướng dẫn ký tên và đóng dấu văn bản”

học kế toán thực hành

Có thể bạn quan tâm: “Con dấu tròn và con dấu vuông, con dấu nào được đăng ký với cơ quan nhà nước thì con dấu đó có giá trị pháp lý?”

Trước ngày 01/7/2015, việc sử dụng con dấu phải tuân theo Luật doanh nghiệp 2005, nghĩa là hình thức và nội dung con dấu phải theo quy định của Chính phủ (Nghị định 58/2001/NĐ-CP và Thông tư 21/2012/TT-BCA)

Tại các văn bản hướng dẫn về mẫu con dấu này, thì con dấu doanh nghiệp phải là con dấu tròn. Mẫu con dấu tròn này phải tuân thủ theo quy định tại các văn bản này mới có giá trị pháp lý.

Từ sau ngày 01/7/2015, việc sử dụng con dấu thực hiện theo Luật doanh nghiệp 2014, nghĩa là hình thức và nội dung, số lượng con dấu do doanh nghiệp tự quyết định nhưng phải đảm bảo các nội dung về tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.

Trứơc khi sử dụng, doanh nghiệp phải thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Cụ thể, trong Điều 12 Nghị định 96/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật doanh nghiệp 2014 cũng có quy định:
Điều 12. Số lượng, hình thức, nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp

1. Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác. Nội dung Điều lệ hoặc Quyết định về con dấu của doanh nghiệp phải bao gồm:

a) Mẫu con dấu, gồm: Hình thức, kích cỡ, nội dung, mầu mực dấu.
b) Số lượng con dấu.
c) Quy định về quản lý và sử dụng con dấu.

2. Mẫu con dấu doanh nghiệp được thể hiện dưới một hình thức cụ thể (hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác). Mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước.

Như vậy, đồng nghĩa rằng, từ ngày 01/7/2015, con dấu doanh nghiệp dù là con dấu tròn hoặc con dấu vuông đều có giá trị pháp lý nếu doanh nghiệp có làm thủ tục thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.




Thembinhluanketoan