Học kế toán thực hành tổng hợp - Kiến thức cơ bản dùng trong Excel mà kế toán cần nhớ - Học kế toán thực hành tổng hợp

Kế toán - Kiến thức cơ bản dùng trong Excel mà kế toán cần nhớ

Kiến thức cơ bản dùng trong Excel mà kế toán cần nhớ. Cách cài đặt các thông số hiển thị số trong Excel? Các thao tác về bảng tính trong Excel, Tìm hiểu về chương trình thường trú trong Excel là gì? Các bạn tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.

Để Tải thêm File các hàm Excel cơ bản – kế toán thường sử dụng, các bạn Chat trực tiếp với tư vấn viên để xin link tải về nhé.

Kiến thức cơ bản dùng trong Excel mà kế toán cần nhớ

Hình ảnh: Kiến thức cơ bản dùng trong Excel mà kế toán cần nhớ

1. Cài đặt các thông số hiển thị số trong Excel

+ Định dạng cho tiền tệ với qui ước sử dụng:
Trong Control Panel chọn tuỳ chọn Regional settings, chọn Currency, định lại các thông số như sau:

  • Negative number format : “-” (dấu “-” biểu hiện dấu âm)
  • Currency Symbol : “Đồng” (tiếp vị ngữ “Đồng” ký hiệu tiền tệ)
  • Decimal Symbol: “,” (dấu phân cách thập phân là dấu “,”)
  • Digit grouping Symbol: “.” (dấu phân cách hàng nghìn là dấu “.”)

+ Định dạng số (Number) với quy ước sử dụng:
Trong Control Panel chọn tuỳ chọn Regional settings. Chọn phiếu Number, định lại các thông số như sau:

  • Negative number format: “-“(dấu “-” biểu diễn dấu âm)
  • Decimal Symol: “,”(dấu phân cách hàng thập phân là dấu “,”)
  • Digit group Symbol: “.”(dấu phân cách hàng nghìn là dấu “.”)
  • No. of digits after group : 2(số chữ thập phân là 2 chữ số)
  • No. of digits in group: 3 (số lượng phân cách hàng nghìn là 3 số)
  • List separator: “,” (dấu phân cách trong danh sách (hay phân cách các tham số trong công thức dấu “,”)

Bạn đang xem: “Kiến thức cơ bản dùng trong Excel mà kế toán cần nhớ”

học kế toán thực hành

2. Một số thao tác về bảng tính

– Chèn thêm Column vào bảng tính:
+ Đặt con trỏ vào cột muốn chèn
+ Ra lệnh Insert –> Column

– Chèn thêm Row vào bảng tính:
+ Đặt con trỏ vào dòng muốn chèn
+ Ra lệnh Insert –> Row

– Chèn thêm sheet (bảng tính) vào workbook: Ra lệnh Insert/ Work sheet

– Đặt tên cho Worksheet:
+ Chọn sheet muốn đặt tên là sheet hiện hành
+ Format –> Rename (hoặc double click tại phần tên sheet) – gõ tên worksheet.

– Dấu (hiện) Row, column, worksheet:
+ Chọn Row, column hay sheet muốn dấu đi
+ Ra lệnh format  (Row, column hay sheet tương ứng)
+ Muốn dấu thì chọn Hide (hiện thì chọn Unhide)

– Phép tham chiếu ô:

Phép tham chiếu dùng để chỉ các ô cụ thể theo sự phối hợp giữa hàng và cột, ví dụ ô A1 là giao điểm giữa cột A và hàng 1.

Nếu muốn chuyển qua lại giữa tham chiếu tương đối, tham chiếu tuyệt đối và tham chiếu hỗn hợp chỉ cần nhấn phìm F4.

+ Phép tham chiếu ô tuyệt đối:

Ký hiệu đô la ($) được đặt trước một phối hợp hàng hoặc cột xác định rằng phép tham chiếu mang tính tuyệt đối và sẽ không thay đổi.

Ví dụ: tham chiếu $A$1 được dùng trong một công thức sẽ luôn chỉ ô A1, dù cho công thức đặt ở đâu và có sao chép hay không.

+ Phép tham chiếu ô tương đối:

Tham chiếu tương đối không có ký hiệu $. Nó chỉ các ô thông qua sự định vị tương đối.

Ví dụ: Nếu nhập =C8 vào ô D8, công thức này chỉ một ô ở phía trái, trên cùng hàng. Nếu công thức này được sao chép từ ô D8 đến ô D9 thì nó sẽ chỉ đến ô C9 –một ô ở phía trái, trên cùng hàng.

+ Phép tham chiếu ô hỗn hợp:

Tham chiếu ô hỗn hợp chứa cả tham chiếu tương đối lẫn tham chiếu tuyệt đối. Nếu phần cột của tham chiếu là tuyệt đối thì cột sẽ không thay đổi, nhưng phần hàng là tương đối sẽ thay đổi. Ngược lại, có thể tham chiếu hỗn hợp với một cột thay đổi và hàng cố định.

Ví dụ: $G4 là tham chiếu hỗn hợp có cột cố định và hàng thay đổi; G$4 là tham chiếu hỗn hợp có cột thay đổi và hàng cố định.

– Đặt tên khối (Cell Range):

+ Chọn khối cần đặt tên bằng cách rê chuột từ ô đầu tiên đến ô cuối cùng của khối. (Cell range). Ra lệnh Insert –> Name –> Define

+ Nhập tên khối vào hộp Name In Work book: (lưu ý: tên khối không có khoảng trắng – chỉ có một từ)

+ Chọn ADD để khai báo

– Áp fonts Timesnewroman cho toàn bảng tính:

+ Ra lệnh Tools –> Options… –> General
+ Chọn font Timesnewroman, size 12 trong khung Standard font:
+ Thoát Excel, sau đó khởi động lại.

– Ý nghĩa của thông báo lỗi

Khi Excel không thể ước định chính xác công thức, nó trả về một thông báo lỗi. Tất cả lỗi trong Excel bắt đầu bằng dấu (#). Một số báo lỗi (tuỳ theo dạng lỗi) hiển thị dưới dạng:

Tên lỗi

Nguyên nhân

#DIV/0

Đây là lỗi divide – by – zero (chia cho 0), thông báo mẫu số bằng 0 do đó không thể thực hiện được phép tính. Exel mặc định các ô trắng có giá trị bằng 0, cho nên lỗi này có thể là thực hiện phép chia cho một ô trống

#N/A

Lỗi này có ý nghĩa tuỳ theo công thức. Có lẽ công thức đã tham chiếu đến một giá trị không tồn tại, ví dụ, trong hàm Vlookup (tìm kiếm), #N/A cũng có thể được sử dụng như một ký tự gữi chỗ (palaceholder) khi dữ liệu chưa có sẵn. Đặc tính lập biểu đồ của Exel bỏ qua #N/A, vì vậy ký hiệu #N/A rất hữu dụng khi bạn vẽ biểu đồ. Nếu bạn để ô trống thì Exel sẽ cho rằng các ô trắng có giá trị là 0, và phản ánh sai lệch vào biểu đồ

#NAME?

Lỗi này xảy ra khi Exel không thể nhận diện được tên sử dụng trong công thức. Tên này không tồn tại, hoặc đã bị xoá so sơ xuất, hoặc bị đánh vần sai. Cũng có thể bạn quên đặt chuỗi văn bản trong dấu ngoặc kép.

#NUM!

Nghĩa là có vấn đề với một số – số này không thể phiên dịch được vì quá lớn hay quá bé, hoặc nó không tồn tại. Có lẽ bạn đã sử dụng một đối số không phù hợp trong hàm.

#REF!

Lỗi này cho biết có vấn đề với tham chiếu ô, và thường thì do việc xoá hàng hoặc cột – đã được sử dụng trong công thức. Lỗi này cũng có thể do phép tham chiếu từ xa đến một chương trình không chạy, chẳng hạn lỗi DDE

#VALUE!

Lỗi giá trị do một số nguyên nhân, nhưng thường thì nó đi đôi với việc tính toán ở ký tự (thay vì số), hoặc nhập một đối số không phù hợp cho một hàm.

#NULL!

Lỗi Null cho biết không tồn tại phép giao đối với các dãy ô trong công thức (phần giao rỗng).

3. Chương trình thường trú trong Excel

a) Dò tìm List và Database
Microsoft Excel cung cấp cho người sử dụng 2 chương trình dùng để dò tìm các mẩu tin (record) trong bảng dữ liệu (Database) đó là AutoFiter và AdvanceFilter.

– AutoFiter: Là chương trình dùng để tìm kiếm những mẩu tin bằng cách che những mẩu tin không thoả điều kiện và chỉ cho hiện ra trong bảng những mẩu tin thoả điều kiện mô tả ban đầu. Chương trình này chỉ lọc được các mẩu tin và cho hiện ra tại chỗ mà không thể đem các mẩu tin này sang bảng tính mới, muốn thực hiện việc này cần sử dụng thêm công việc copy.

– AdvanceFilter: là chương trình dùng để tìm những mẩu tin theo điều kiện mô tả ban đầu. Đặc biệt chương trình này vừa có thể lọc được các mẩu tin tại chỗ và vừa có thể đem các mẩu tin tìm được sang bảng tính mới (Copy to another Location).

– Như vậy khi bạn cần tìm kiếm một mẩu tin nào đó trong cả hai trường hợp thì bạn phải mô tả được các dữ kiện muốn tìm. Các dữ kiện muốn tìm đó gọi là điều kiện dò tìm (Criteria).

b) Mô tả điều kiện dò tìm (Createria):

+ Điều kiện có 1 dữ kiện:

Ví dụ: Lập bảng điều kiện dò tìm những định khoản có tài khoản ghi nợ là 111

2

Ví dụ: Lập bảng điều kiện để dò tìm những định khoản có tài khoản ghi có là 111

3

+ Điều kiện có nhiều dữ kiện quan hệ và (And):

Ví dụ: Lập bảng điều kiện để dò tìm những định khoản có tài khoản ghi nợ là 112, ghi có là 111:

4

Ví dụ: Lập bảng điều kiện để dò tìm những định khoản có tài khoản ghi nợ là 112 ghi có là 111 và có số tiền phát sinh lớn hơn 100.000:

5

Lưu ý: Tất cả các dữ kiện quan hệ And với nhau đều được mô tả trên một dòng.

+ Điều kiện có nhiều dữ kiện quan hệ hoặc (Or):

Ví dụ: Lập bảng điều kiện để dò tìm những định khoản có tài khoản ghi nợ là 111, ghi có là 111 hoặc định khoản có tài khoản.

6

+ Điều kiện có nhiều dữ kiện quan hệ hỗn hợp (And, Or):

Ví dụ: Lập bảng điều kiện để dò tìm những định khoản có tài khoản ghi nợ là 112 ứng với số tiền phát sinh>= 500.000 hoặc định khoản có tài khoản ghi có là 111 ứng với số tiền phát sinh >= 100.000.

7

+ Sử dụng chương trình Autofilter:

Để sử dụng chương trình AutoFilter ta thực hiện các bước sau:

  • Bước 1: Chọn toàn bộ bảng dữ liệu (bao gồm cả dòng tiêu đề). Ví dụ: Chọn sổ nhật ký chung.
  • Bước 2: Chọn Data/ Filter/ Auto Filter  trên dòng tiêu đề của sổ nhật ký chung xuất hiện các hộp điều kiện (Pulldown), trong mỗi hộp Pulldown có chứa các dữ liệu đại diện cho cột đó. Ví dụ:

8

  • Bước 3: Chọn điều kiện lọc trong từng hộp Pulldown để lọc ra những mẩu tin cần thiết. Cách làm: chọn Pulldown TKGHNO

9

Khi chọn xong ta thấy những định khoản không có tài khoản ghi nợ là 111 sẽ bị che đi, và trong danh sách chỉ còn những định khoản có tài khoản ghi nợ là 111 như điều kiện mô tả.

+ Sắp xếp dữ liệu (sort)

Trong một bảng tính (danh sách) đôi lúc dữ liệu được trình bày và sắp xếp theo ngày phát sinh, theo mã số, hay theo một tiều thức nào đó để làm cho dữ liệu trong báo cáo trở nên dễ nhìn hơn. Ví dụ: Khi in danh sách lớp học ta thường sắp xếp theo vần Alpha của tên như khi in danh sách trúng truyển ta phải sắp xếp theo điểm thi…

Việc xác định một tiêu thức sắp xếp tuỳ thuộc vào yêu cầu mà chính bản thân báo cáo phải đáp ứng. Tiêu thức sắp xếp có thể là đơn hay kép. Ví dụ: Khi in một danh sách nhân viên Công ty thì thường in theo trình tự sắp xếp của Mã phòng ban và mã nhân viên. Để sắp xếp dữ liệu ta thực hiện các bước sau:

  • Bước 1: Chọn toàn bộ bảng (bắt đầu từ dòng tiều đề các cột đến hết bảng)
  • Bước 2: Ra lệnh Data/ sort . Hiện ra hộp thoại như sau:

10

  • Bước 3: Trả lời hộp thoại: Chọn khoá (tiêu thức) sắp xếp trong hộp Sort By (Ví dụ
    ColumnA – sắp xếp theo Colum A). Nếu muốn săp xếp theo tiêu thức thứ hai thì chọn tiêu thức
    tiếp theo trong hộp Then By…
    Ta cũng có thể chọn các tiêu thức sắp xếp thông qua tên cột mặc định, trường hợp này ta
    phải đánh dấu chọn vào No Header Row để tắt chế độ thể hiện tiêu đề cột chuyển sang chế độ
    thể hiện tên cột mặc định.
  • Bước 4: Chọn OK để thi hành

Bài viết: “Kiến thức cơ bản dùng trong Excel mà kế toán cần nhớ”

học kế toán thực hành

Có thể bạn quan tâm:16 mẹo để kế toán làm việc năng suất không biết mệt mỏi




Thembinhluanketoan